Sprawozdawczość, rozliczenie projektu i dokumentacja
Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować o czynionych postępach WUP w Zielonej Górze. Sprawozdania wymagane są raz na trzy miesiące. W sprawozdaniach informujesz o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach w projekcie. Przedstawiasz również plan działań na okres poprzedzający złożenie kolejnego sprawozdania.
Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.
Wszelkie operacje w projekcie związane z utworzeniem wniosku o płatność i przekazaniem go do instytucji w celu weryfikacji, prowadzeniem korespondencji, przekazywaniem haromonogramów realizacji projektu czy ewidencjonowaniem informacji o zamówieniach publicznych realizowanych w ramach projektu, danych dotyczących personelu projektu oraz uczestników projektu możesz dokonywać za pośrednictwem Centralnego systemu teleinformatycznego.
Sprawozdania z realizacji projektu są weryfikowane pod względem zgodności z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie oraz poprawności ponoszonych wydatków. Jeżeli znajdą się w nim błędy lub niejasności, będziesz musiał uzupełnić wniosek lub go poprawić. Dotacja może być cofnięta, jeżeli okaże się, że realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku, lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu. Całość lub część dotacji będziesz też musiał zwrócić, jeżeli nie dochowasz obowiązujących Cię procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców.
O płatność występujesz, gdy:
wnioskujesz o przekazanie zaliczki na realizację projektu,
wnioskujesz o refundację kosztów, które już poniosłeś,
chcesz rozliczyć otrzymane zaliczki – wtedy musisz wykazać wydatki, które poniosłeś i opłaciłeś z otrzymanych wcześniej zaliczek,
jesteś jednostką sektora finansów publicznych, a środki na projekt zostały zapisane w Twoim budżecie – rozliczenie wydatków,
Występując o zaliczkę, jej wysokość kalkulujesz na podstawie kosztów, jakie planujesz ponieść w okresie poprzedzającym złożenie kolejnego wniosku/sprawozdania. Jednocześnie musisz wziąć pod uwagę dopuszczalne limity wysokości zaliczki określone w umowie o dofinansowanie.
Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów, w części finansowej przedstawiasz zestawienie wydatków, odnosząc je do szczegółowego budżetu z wniosku o dotację. Często wymagane jest również załączenie kopii dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie tych wydatków.
Podczas realizacji projektu bardzo ważne jest, abyś zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i skarbu państwa.
Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.
Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.
Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji.
Kwalifikowalność wydatków
Realizując projekt, musisz pamiętać, że nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Programy operacyjne mają przypisany katalog tzw. kosztów kwalifikowanych. Zapoznajesz się z nim już na etapie pisania wniosku o dotację (Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 . Tylko wydatki z tego katalogu podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty ponosisz ze środków własnych.
O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko zgodność z katalogiem kosztów kwalifikowanych. Na etapie oceny wniosku weryfikowane jest również:
czy wydatek jest zgodny z programem operacyjnym,
czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu,
czy wydatek jest efektywny.
Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które przedstawisz do refundacji, będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji projektu dodatkowemu sprawdzeniu podlega:
czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,
czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,
czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego,
zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,
efektywność poniesionego wydatku,
sposób udokumentowania wydatków.
Dofinansowanie projektu oznacza, że realizując go, korzystasz z pieniędzy publicznych. Ma to swoje konsekwencje związane z wyborem dostawców towarów i usług. Przyjmując dofinansowanie, zobowiązujesz się ponosić wszystkie wydatki z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości, a także dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. Co to w praktyce oznacza? Podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami. Jeżeli jednak jesteś prywatnym przedsiębiorcą albo reprezentujesz inny podmiot, który nie jest zobowiązany do stosowania na co dzień prawa zamówień publicznych, będziesz musiał wprowadzić pewne zmiany w sposobie dokonywania zakupów.
Zasady dokonywania zakupów obowiązujące beneficjentów niezobowiązanych ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych są szczegółowo przedstawione w wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków.