W ostatnich miesiącach przedsiębiorcy korzystali intensywnie z pomocy przewidzianej w ramach „Tarczy Antykryzysowej" na podstawie art. 15g, 15ga, 15gg oraz 15gga, udzielanej przez Wojewódzkie Urzędy Pracy. Obecnie ruszył proces rozliczenia się z udzielonego wsparcia. Dofinasowanie uregulowane jest w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1842, z późn. zm.) oraz w umowach obowiązujących w art. 15g i 15gga.

Beneficjenci  są zobowiązani do rozliczenia środków w terminie do 30 dni od zakończenia pobierania świadczeń z niewielkimi wyjątkami, gdy środki zostały przekazane później, niż przewidziano.  Dofinansowanie należy rozliczyć elektronicznie przez portal praca.gov.pl, a w wyjątkowych sytuacjach w formie papierowej lub przez ePUAP. By proces rozliczenia przebiegał sprawnie Wojewódzki Urząd Pracy w Zielonej Górze przygotował „Mini-poradnik" usprawniający cały proces.

Do podstawowych dokumentów należy formularz rozliczeniowy, stanowiący podstawę rozliczenia. Zawiera on szereg oświadczeń. Wraz z nim należy złożyć następujące dokumenty:

• wykaz pracowników, w oparciu który podmiot złożył wniosek (dot. beneficjentów, którzy  składali wnioski po 25 maja 2020 r.);
• wykaz pracowników, którym podmiot przekazał pomoc otrzymaną z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych za każdy miesiąc, w którym została przyznana pomoc (tzw. kalkulator rozliczeniowy);
• wyciągi bankowe obejmujące przelewy wynagrodzeń dla pracowników za wszystkie miesiące wsparcia lub czytelnie podpisane przez pracownika listy płac w przypadku, gdy wynagrodzenie było wypłacane w gotówce;
• zbiorcze potwierdzenie przelewów odzwierciedlające odprowadzenie składek ZUS za każdy miesiąc, w którym została przyznana pomoc
• zbiorcze potwierdzenie przelewu zaliczek na podatek dochodowy za każdy miesiąc, w którym otrzymana została pomoc;
• pełnomocnictwo do złożenia rozliczenia wniosku o przyznanie świadczeń na rzecz ochrony miejsc pracy ze środków FGŚP oraz oświadczeń woli w imieniu przedsiębiorcy;
• oświadczenie przedsiębiorcy o spełnieniu obowiązku informacyjnego (RODO).

Niezwykle ważne jest, by podmiot rozliczając środki, ograniczył przekazywanie danych tylko do tych pracowników, których dotyczy wsparcie. Jeśli nie ma takiej możliwości, należy pamiętać o zanonimizowaniu danych pracowników postronnych (poprzez zaczernienie, zabiałkowanie lub usunięcie danych niezwiązanych z meritum sprawy) przed przekazaniem dokumentów do WUP zgodnie z zasadą „minimalizacji danych", o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c) RODO. Tego rodzaju nadmiarowe dane osobowe otrzymane z dokumentacją rozliczenia wniosku przedsiębiorcy stanowią dla Wojewódzkiego Urzędu Pracy tzw. "dane niechciane", co z punktu widzenia legalności przetwarzania jest problematyczne, bo WUP nie ma podstawy prawnej do ich przechowywania.

Dlatego też na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek takiego przygotowania (opracowania) dokumentów do rozliczeń, aby nie ujawnił przy tym danych osobowych osób postronnych, które nie są związane z przedmiotem dofinansowania. Jednocześnie należy podkreślić, że przedsiębiorca, będący niezależnym i samodzielnym administratorem danych, przekazując do urzędu dane osób postronnych (nieobjętych wsparciem FGŚP) dopuszcza się naruszenia ochrony danych osobowych, o którym mowa w art. 33 RODO, kwalifikującym się w pewnych okolicznościach do zgłoszenia tego faktu do krajowego organu nadzorczego (Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Wszystkie niezbędne do rozliczenia dokumenty można znaleźć na stronie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze pod zakładką Tarcza Antykryzysowa.

W przypadku niejasności nasza infolinia udzieli niezbędnych wskazówek (68 456 76 96).

• Rozliczenie środków z art. 15g
• Rozliczenie środków z art. 15gg
• Rozliczenie środków z art. 15gga

Przygotowała: Dorota Bartosiak, podinspektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze